LA CARTA FORMAL

CARTAS FORMALES 

Ámbito de participación social

        Una carta formal es un documento que requiere de cierta solemnidad, pues generalmente va dirigida a instituciones, gobiernos, empresas, escuelas o a personas que requieren de cierto respeto, teniéndonos que alejar del lenguaje cordial y enfocándonos al lenguaje formal.

CARACTERÍSTICAS DE UNA CARTA FORMAL

Hay diferentes características dependiendo del tipo de carta formal que se realice por lo que, estas características pueden variar. Cabe claro indicar que todas las próximas a mencionar hacen énfasis en la perfecta redacción de una carta con total formalidad.

En total son varias las características que dan forma a una carta formal, por lo que desglosaremos una a una y comentaremos su utilidad y el por qué se debe tener en cuenta dichas cualidades a la hora de redactar.

• Se debe utilizar un lenguaje estrictamente formal independientemente del idioma: Como lo dice el mismísimo nombre de “carta formal”, es imprescindible expresarse en forma cortes, especialmente para que el receptor entienda nuestra situación y que el tema va con un carácter totalmente serio.
• Es organizada, tiene objetivos claros y precisos, es exacta: Por decir esto, queremos referirnos a que debes plantear todo de forma muy ordenada, estrictamente. Debes empezar con una introducción que lleve a una conclusión muy convincente de lo que quieres expresar.
• En la mayoría de los casos es para personas desconocidas o para emprender temas formales:No siempre existe esta variable, pero está presente en la mayoría de las cartas formales que te puedes encontrar en el mundo, es una variable que puede existir o no.
• El fin de la carta formal es que ofrezca información completa: Es decir, se tiene que informar de todo sobre lo que se va a tratar o lo que se quiere tratar con la persona o ente a la que se le envió.
• La fecha, la ubicación y el nombre a quien va destinada: Siempre son elementos que deben estar presente, y son una característica que debes tener muy en cuenta al hacer una de estas solicitudes.
• Al final de la carta, tú nombre y firma: En la parte final, centrado, tu nombre debe estar con tu firma, éste es el identificador con el que el receptor puede saber de tu existencia o de la persona de quien le envió la carta.

Estas son algunas de las características de una carta formal que debes de tener en cuenta a realizar una, para que no haya malos entendidos y se tenga una noción clara de tus propósitos con el ente o persona, director al que se le entregó dicho medio de comunicación.

PARTES DE UNA CARTA FORMAL

Las partes de una carta formal son el encabezamiento, cuerpo, cierre y firma, secciones que contribuyen a una buena presentación por parte del emisor y comprensión del contenido de parte del receptor de la misma. 

La comunicación verbal es una interacción entre un emisor y un receptor o destinatario, en la cual se utiliza un lenguaje oral, a través de las palabras en una conversación.

También puede ser lenguaje escrito, mediante la elaboración de una carta.  De acuerdo a la finalidad que tenga la carta, será de tipo formal o informal.

La carta formal es un tipo de comunicación verbal escrita, que se utiliza para enviar un mensaje específico sobre un tema profesional, de estudios, de empleo, una solicitud a instituciones públicas o privadas, etc.

Para la redacción de la carta o misiva, se debe emplear un lenguaje culto y amable, el cual debe cumplir con unas normas de cortesía, como saludar y despedirse educadamente, aunque se conozca al destinatario. Evitando el uso de expresiones comunes.

Precisamente, la formalidad de estas misivas se observa por el empleo de ciertas frases, también llamadas fórmulas de cortesía.

Estas fórmulas, al incluirlas en el texto de una manera combinada y puntual, identifican su estilo y ayudan al emisor a lograr el propósito del mensaje. 

Partes principales de una carta formal

De acuerdo al tipo de carta formal que se presente, será la extensión de cada una de sus partes, no obstante, deben estar conformadas por los siguientes puntos:

Encabezamiento

• Membrete: Presenta los datos del emisor, nombres, dirección, teléfono, e-mail, páginas web.
• Lugar y fecha: El sitio, ciudad o pueblo donde se ubica el emisor y cuando la escribe, día, mes y año. Ejemplo: Madrid, 15 de Octubre de 2016.
• Asunto:Se indica el motivo de la carta, de forma clara y breve.
• Nombre del destinatario: Se escribe el nombre de quién va dirigida la misiva, con un tratamiento de jerarquía, el cargo que ocupa en la empresa si es el caso y la palabra presente, debajo. Por ejemplo:

Señores:

Corporación TV Dos.

Presente.

Saludo inicial o vocativo

Se escribe una fórmula de cortesía, que facilita la introducción al tema. Ejemplo:

Estimados(as) señores (as), Distinguidos(as) señores (as).

Cuerpo de la carta formal

Se presentan las ideas organizadas para exponer el propósito de la comunicación, mediante varios párrafos que faciliten la entrega total de la información, con un máximo de 5 a 6 líneas cada uno, relacionando cada fase:

• La Introducción: Se indica la finalidad de la carta.
• El Desarrollo: Se explican los motivos que la originan y se explica detalladamente el tema central de la misiva.
• La conclusión: Retoma todo lo planteado, el propósito de la carta y los acuerdos o aspectos a los cuales se quiere llegar.

Cierre

Es la despedida del emisor. Se escribe un párrafo corto para agradecer la atención prestada y la oportunidad brindada. Luego se finaliza colocando una fórmula de cortesía. Ejemplo:

Sin más a que hacer referencia,  agradezco la atención prestada,

Firma

Atentamente... nombre y firma de la persona quien envía la carta (Remitente)

EJEMPLO

Actividad de aprendizaje 

De acuerdo al ejemplo anterior responder correctamente las siguientes cuestiones:

1.¿Con qué intención se escribió la carta?

2.¿De qué problemas o situación se habla?

3.¿Qué tipo de petición se hace: solicitud, aclaración o reclamación?

4.¿Por qué es importante presentar esta petición por escrito?

5.¿Qué diferencias encuentras entre esta carta y las que se escriben a los amigos o familiares?